|
|
1. Общие положения
1.1 Документация института бизнеса и технологий «Бизнестранс», имеющая историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, являются собственностью института и подлежат хранению.
До передачи на хранение эти документы временно, в пределах, установленных законодательными документами по архивному делу, хранятся в институте.
1.2 Институт обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в его деятельности, в соответствии с правилами, установленными Федеральной архивной службой России, своевременную передачу документов на хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет института.
За утрату и порчу документов Архивного фонда института должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3 Архив – структурное подразделение института.
1.4 В своей работе архив руководствуется законодательством Российской Федерации, распорядительными документами, правилами и другими нормативно-методическими документами Министерства и Положением об архиве.
1.5 Архив работает по планам, утвержденным начальником канцелярии, отчитывается перед ним о своей работе.
1.6 Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник канцелярии.
2. Состав документов
2.1 В архив сдаются следующие документы:
• законченные делопроизводством документы постоянного хранения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение;
• документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности института;
• документы по личному составу.
3.Основные задачи и функции
3.1 Основными задачами архива являются:
3.1.1 Комплектование документами, состав которых предусмотрен разде¬лом 2 настоящего Положения.
3.1.2 Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппа¬рата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3 Осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений института.
3.1.4 Внедрение в практику работы новых архивных технологий с приме¬нением средств ЭВМ.
3.2 В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1 В соответствии с графиком, утвержденным ректором, принимает до¬кументы структурных подразделений института, оформленные в соответствии с требованиями, установленными Федеральной архивной службой России, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством.
3.2.2 Осуществляет учет и полную сохранность принятых на хранение дел.
3.2.3 Осуществляет выявление и учет особо ценных дел и документов.
3.2.4 Составляет и представляет не позднее чем через 4 года после завер¬шения делопроизводством сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение экспертной комиссии.
3.2.5 Архив:
• выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов для служебного и научного использования;
• исполняет запросы организаций и граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;
• ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.6 Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, представляет на рассмотрение экспертной комиссии описи на дела, подлежащие хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения.
3.2.7 Оказывает методическую помощь в организации и проведении экс¬пертизы ценности документов в структурных подразделениях.
3.2.8 Оказывает структурным подразделениям методическую помощь в составлении номенклатур дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранение их в структурных подразделе¬ниях.
3.2.9 Участвует в разработке нормативно-методических документов (ин¬струкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.
3.2.10 Проводит мероприятия (совещания, семинары и т.д.) по внедрению нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству в структурных подразделениях.
4 Права
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1 Представлять руководству предложения к планам мероприятий по совершенствованию архивного дела.
4.2 Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях.
4.3 Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива.
4.4 Рассматривать и согласовывать нормативные документы по вопросам организации архивного дела в институте.
5. Штаты
5.1 Штаты архива утверждаются руководством института.
5.2 Архив возглавляет заведующий.
6. Ответственность
6.1 Заведующий несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и обязанностей.
6.2 Обязанности и ответственность работников архива определяются должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.
|
|
|
