|
|
1. Общие положения
1.1 Канцелярия является одним из структурных подразделений института.
1.2 Канцелярия в своей деятельности руководствуется:
• действующим законодательством;
• приказом и указаниями Министерства общего и профессионального образования РФ;
• положением об институте;
• основными положениями ЕГСД;
• правилами и указаниями Главного архивного управления при Совете Министров о постановке документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений;
• инструкцией по ведению делопроизводства.
2. Функции
На канцелярию возлагается:
2.1 Прием, регистрация и направление входящей, исходящей и внутренней служебной корреспонденции в соответствующие адреса.
2.2 Обеспечение четкой организации делопроизводственного обслуживания в институте в соответствии с положениями ЕГСД.
2.3. Обеспечение сохранности документов в делопроизводстве.
3. Обязанности
3.1.1. Принимать корреспонденцию для отправки и проверять ее наличие, составлять
акты в случае повреждения корреспонденции или недостачи вложения;
3.1.2. Составлять реестры, оформлять и отправлять исходящую корреспонденцию по
адресам.
3.1.3. Вести учет прохождения и обработку входящей и исходящей корреспонденции.
3.1.4. Обеспечивать своевременное рассмотрение и регистрацию входящей,
исходящей и внутренней документации, представляемой для доклада руководству.
3.1.5. Осуществлять систематический контроль за своевременным исполнением документов.
3.1.6. Контролировать правильное и своевременное составление и оформление документов, формирование их в дела, рациональной организации переписки и подготовке дел к сдаче на государственное хранение.
3.1.7. Обеспечивать методическое руководство по организации ведения делопроизводства в институте.
3.1.8. Осуществлять контроль и руководство за работой архива.
3.1.9. Организовывать подготовку повышения квалификации работников делопроизводства.
3.1.10. Соблюдать правила охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
3.1.11.Совершенствовать организацию труда работников канцелярии, обеспечивать их инвентарем, оборудованием, средствами механизации в пределах выделенных вузом средств.
3.1.12. Соблюдать правила внутреннего распорядка.
4. Права
4.1. Канцелярия имеет право:
4.1.1. Требовать надлежащего оформления документов, предназначенных для отправки
адресатам.
4.1.2. Возвращать корреспонденцию при недостаче вложений или неправильном ее
оформлении.
4.1.3. Проверять качество оформления документов, не принимать от исполнителей
документов, оформленных не в соответствии с инструкцией по ведению делопроизводства в институте.
4.1.4. Делать представление ректору института о назначении, поощрении и наложении взысканий на работников делопроизводственной службы института.
4.1.5. Проверять состояние текущего делопроизводства в отделах института.
4.1.6. Вносить на рассмотрение ректора предложения по улучшению работы канцелярии института структурных подразделений.
4.1.7. Информировать ректора о факте нарушения установленного порядка оформления документов работниками института.
|
|
|
